Thông tin

Quản lý tài liệu điện tử

Quản lý tài liệu điện tử


We are searching data for your request:

Forums and discussions:
Manuals and reference books:
Data from registers:
Wait the end of the search in all databases.
Upon completion, a link will appear to access the found materials.

Công nghệ thông tin đang thâm nhập vững chắc vào tất cả các lĩnh vực kinh doanh. Ngay từ khi xuất hiện, nó đã bắt đầu phát triển quá mức với vô số huyền thoại.

Có phải đó là bất cứ điều gì có thể hiểu được - các thư mục và đống giấy tờ thông thường biến mất, và tất cả thông tin có thể làm tan rã các máy tính trong máy tính. Với sự giúp đỡ của bài viết này, những quan niệm sai lầm quan trọng nhất về hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ được gỡ lỗi.

Quản lý tài liệu điện tử - tự động hóa văn phòng đơn giản. Người ta tin rằng một hệ thống như vậy có thể tổ chức các tài liệu đến và đi. Và mặc dù quản lý tài liệu điện tử đã khá phổ biến trong thị trường của chúng tôi, nhưng tuyên bố này khá phổ biến. Văn phòng chỉ là một trong những hình thức quản lý tài liệu, truyền thống trong thực tiễn của chúng tôi. Trong thực tế, quản lý tài liệu điện tử đã có mặt trong cuộc sống của chúng ta. Ngay sau khi chúng tôi gửi một tài liệu được tạo trong Word bằng thư hoặc nhận nó, điều này đã nói lên thực tế là một hệ thống như vậy hoạt động. Trong thực tế của chúng tôi, việc kinh doanh của văn phòng là hoàn toàn tập trung vào việc thông qua và đăng ký tất cả các tài liệu chính thức, để kiểm soát việc thực hiện các lệnh do người đứng đầu ban hành. Nhưng công ty làm việc không chỉ với các tài liệu chính thức. Trong bất kỳ công ty nào, ngay cả trước khi họ tạo ra, các giấy tờ không chính thức đi và hoạt động. Dòng chảy của chúng phức tạp hơn và rộng hơn nhiều. Trong thế giới của chúng ta, hầu như tất cả các thông tin tồn tại ở dạng điện tử. EDMS được triển khai nên thiết lập việc quản lý tất cả các tài liệu, không chỉ những người đi qua văn phòng. Sẽ là một sai lầm khi tạo hệ thống riêng cho từng loại tài liệu. Tốt hơn là để một EDMS toàn cầu giải quyết vấn đề theo một cách phức tạp.

SED sẽ có thể thoát khỏi công ty hỗn loạn nội bộ. Thật sai lầm khi tin rằng chính EDMS như vậy sẽ loại bỏ mớ hỗn độn tổ chức có trong công ty. Nhưng những vấn đề này không được giải quyết theo cách đó. Trong trường hợp có sự lộn xộn trong công ty, điều chính sẽ là thiết lập một trật tự tổ chức, EDMS trong trường hợp này sẽ trở thành một trong những công cụ. Nếu bạn bắt đầu thực hiện nó khi không có tương tác nội bộ, nơi các khu vực trách nhiệm không tách rời và quy trình kinh doanh không hoạt động, thì sẽ không có kết quả. Những người đưa ra quyết định triển khai EDMS cần phải hiểu dự án này sẽ đưa ra những gì trong tình hình hiện tại.

Các tài liệu điện tử sẽ có hiệu lực. Đỉnh cao của huyền thoại này đã trôi qua. Ngày nay, ngày càng nhiều khách hàng nhận ra rằng đây không phải là trường hợp. Nhưng nhiều người vẫn tiếp tục tin vào sự kỳ diệu của quản lý tài liệu điện tử. Hiệu quả của nó bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, nó không đủ chỉ để sắp xếp lưu thông tài liệu thông qua các kênh truyền thông điện tử. Trước khi thực hiện, cần xem xét liệu các thực tiễn trước đó có được hiểu hay không, các quy trình hiện tại đã được thống nhất và được tính đến, và liệu việc tái cấu trúc đã được hoàn thành hay chưa. Cần xem xét ai sẽ sử dụng hệ thống và trong chế độ nào, liệu các ông chủ sẽ làm việc với nó hay không, hoặc liệu sự tương tác sẽ rơi vào trợ lý của họ. Những sắc thái như vậy cần được thảo luận trong quá trình thực hiện. Nếu trong quá trình chuyển đổi, cùng với EDMS, việc tái cấu trúc và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh được thực hiện, thì kết quả sẽ có hiệu quả nhất có thể.

Quyết định tốt nhất là dựa trên sự lựa chọn của các nhà lãnh đạo thị trường. Có vẻ như rất dễ dàng để chọn những gì các nhà lãnh đạo đã sử dụng. Điều này có vẻ hợp lý, đôi khi ảnh hưởng nghiêm trọng đến sở thích của khách hàng. Trên thực tế, thị trường và nhu cầu của nó luôn thay đổi. Các giải pháp được phát triển 4-5 năm trước có liên quan bây giờ. Thời kỳ hiện diện trên thị trường và kinh nghiệm có được trong thời gian này cho phép chúng tôi thực hiện các dự án ở hầu hết mọi quy mô. EDMS phổ biến, được sử dụng bởi các nhà lãnh đạo, đã chinh phục thị trường trước đó. Trong những năm đó, các nguyên tắc hoàn toàn khác nhau có liên quan. Bây giờ đáng để chú ý đến các giải pháp mới, ngay cả khi số lượng triển khai họ có ít hơn so với các nhà lãnh đạo. Chúng tiên tiến hơn về công nghệ và sẽ còn tồn tại trong vòng 5 - 7 năm nữa.

Tốt hơn là chọn các hệ thống phương Tây - chúng linh hoạt và chức năng hơn. Huyền thoại này xuất hiện vì một lý do. Trong lịch sử, các giải pháp trong nước kém hơn các phương Tây. Nhưng các tổ hợp của chúng tôi vẫn tập trung nhiều hơn vào các chi tiết cụ thể của Nga, có tính đến các yêu cầu đặc biệt của các công ty. Hiện nay, cũng có những giải pháp trong nước vượt trội so với nước ngoài. Những nền tảng này đều mạnh mẽ và linh hoạt. Một lợi thế là sự hiện diện của các mô-đun tập trung vào tự động hóa các quy trình với các chi tiết cụ thể của Nga. Và các khu phức hợp như vậy có chi phí thấp hơn so với các đối tác nước ngoài, và các dịch vụ hỗ trợ và bổ sung có giá cả phải chăng hơn nhiều.

EDMS chỉ cần thiết cho các tổ chức có quy định rõ ràng và quy trình kinh doanh được mô tả. Như đã đề cập, sự lộn xộn trong tổ chức làm cho việc giới thiệu quản lý tài liệu điện tử trở nên vô nghĩa. Nhưng đôi khi không cần thiết phải mô tả chính xác và rõ ràng. Ngày càng có nhiều công ty đang sử dụng các kỹ thuật quản lý nhanh nhẹn, áp dụng quản lý trường hợp thích ứng. Trong những trường hợp như vậy, EDMS buộc phải thích nghi với chúng, thay đổi cấu hình và nguyên tắc hoạt động của chúng.

EDMS có thể được sử dụng tích cực ngay sau khi thực hiện. Đối tượng của tự động hóa là các quy trình quản lý doanh nghiệp. Điều này không làm cho hệ thống dòng công việc như một dự án bình thường, được hoàn thành với việc chạy thử. Tất cả các quy trình quản lý luôn thay đổi. Nó cũng xảy ra rằng khi bắt đầu thực hiện hệ thống, khách hàng có một ý tưởng kém về khả năng thực sự của nó. Việc triển khai EDMS là một chuỗi các dự án được kết nối với nhau để phát triển tự động hóa, mở rộng chức năng của hệ thống và hiện đại hóa nó. Thông thường, bộ công cụ EDMS chứa các yêu cầu về khả năng thay đổi cụ thể trong các mô-đun được triển khai và tự động hóa nhanh chóng các quy trình mới.

Việc thực hiện EDMS hoàn toàn thuộc về nhà thầu. Có thực sự không yêu cầu từ khách hàng khi thực hiện một hệ thống như vậy? Vì vậy, họ nghĩ rằng trong các công ty nhỏ và nơi mức độ thông tin hóa thấp và các dự án tương tự là mới. Sự ra đời của EDMS luôn bao hàm sự thay đổi trong các quy trình nội bộ được thiết lập trong công ty và phương thức hoạt động của nó. Nếu nhóm chưa sẵn sàng cho việc này và không có động lực cho những thành tựu mới, thì hiệu quả sẽ bằng không hoặc thậm chí ngược lại. Nhưng các nhà phát triển lưu ý rằng gần đây khách hàng đã trở nên có kinh nghiệm hơn, hiểu được vai trò của họ.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, EDMS chất lượng cao là không cần thiết. Thông thường, chủ sở hữu của các doanh nghiệp nhỏ tin rằng các gói 1C và MS Office là đủ để họ làm việc. Nếu công ty chỉ sử dụng 10 người, thì kế toán và đăng ký tài liệu có thể được lưu trong Excel, được lưu trữ trên đám mây và trao đổi thư bằng Outlook. Có nhiều giải pháp đám mây đơn giản và đôi khi miễn phí - Google Apps, Microsoft Office 365. Trong một số điều kiện nhất định, một hệ thống như vậy có thể trở nên dễ hiểu, nhưng người ta phải tự hỏi có loại tương tác nào giữa doanh nghiệp nhỏ và CNTT. Dù sao, những gì có thể được coi là một doanh nghiệp nhỏ? Nếu chúng ta loại trừ kinh doanh vi mô với quy trình làm việc cụ thể của nó, thì lợi ích của các hệ thống điện tử vẫn còn đó. Đúng, quy mô của doanh nghiệp sẽ không cho phép bạn cảm nhận rõ ràng như trong trường hợp của một doanh nghiệp vừa hoặc lớn. Không phải tất cả các chức năng là cần thiết. Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ cũng có thể từ chối kiểm soát thư tín đến, kiểm soát việc thực hiện các đơn đặt hàng và tự động hóa các thủ tục phê duyệt tài liệu. Sẽ dễ dàng hơn cho một nhóm nhỏ người ngồi lại với nhau và giải quyết tất cả các vấn đề. Nhưng một môi trường thông tin làm việc thống nhất vẫn cần thiết, có thể cấu trúc thông tin theo cách chất lượng cao, để tìm kiếm trong đó, để truy cập nhanh vào các tài liệu và mẫu cần thiết. Điều này cũng sẽ đúng cho các doanh nghiệp nhỏ. Nếu chủ sở hữu có kế hoạch phát triển doanh nghiệp của mình, thì anh ta cần phải suy nghĩ về việc gỡ lỗi các quy trình kinh doanh và truyền thông nội bộ. Trong trường hợp này, vấn đề giới thiệu quản lý tài liệu điện tử sớm muộn sẽ trở nên có liên quan.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử di động không an toàn. Trên thực tế, các giải pháp này an toàn như các ứng dụng di động dành cho doanh nghiệp khác. Mối đe dọa không nằm ở chính EDMS di động, mà nằm ở việc triển khai cụ thể, bỏ qua các chính sách bảo mật CNTT của nhân viên khách hàng. Các nhà phát triển đang đa dạng hóa cách họ truy cập thông tin. Trong vấn đề này, rất nhiều phụ thuộc vào chính công ty và các công nghệ mà nó sử dụng để bảo vệ dữ liệu của mình. Chúng tôi đang nói về cả biện pháp kỹ thuật và tổ chức. Nếu sự chú ý được trả cho vấn đề này, thì EDMS di động sẽ an toàn. Và trong thực tế hiện đại, đôi khi bạn không thể làm gì nếu không có chúng. Huyền thoại này bị xua tan ít nhất bởi thực tế là trong các công ty lớn, bao gồm cả các công ty tài chính và quản lý, EDMS di động được các nhà quản lý hàng đầu sử dụng tích cực.

Không có cơ sở pháp lý cho việc giới thiệu EDS. Trong thực tế, cơ sở pháp lý để thực hiện các giải pháp đó đã tồn tại. Không ai ngăn cản các doanh nghiệp từ bỏ quy trình làm việc truyền thống theo hướng không có giấy tờ. Đúng, vẫn còn một danh sách nhỏ đồng ý không thể chạm vào. Đây là, trước hết, quản lý hồ sơ nhân sự. Và vấn đề không phải là không có luật pháp và hành vi, mà là chính công ty đã không tạo ra các tiêu chuẩn nội bộ để hợp pháp hóa chữ ký điện tử. Điều này gây khó khăn cho việc chuyển sang lưu hành tài liệu không cần giấy tờ.

Việc thực hiện EDMS quá dài. Một khi tuyên bố này là khá đúng, nhưng ngày nay nó đã trở thành một huyền thoại. Trước đây, các hệ thống điện tử được xây dựng giống như các hệ thống giấy hiện có, các quy định tương tự đã được sử dụng. Người dùng không thể nhanh chóng áp dụng các tiêu chuẩn mới, giao diện rất cồng kềnh, cần có giấy tờ và tài liệu điện tử trùng lặp và việc đào tạo mất thời gian. Nhưng nó cũng đáng để xem xét một cuộc khảo sát trước dự án, thiết lập hệ thống, nhúng nó vào cơ sở hạ tầng CNTT hiện có, cài đặt ứng dụng cho người dùng. Nó thực sự kéo dài thời gian. Tuy nhiên, tình hình đã thay đổi. Các giải pháp hiện đại có nhiều công cụ để tăng tốc thực hiện. Có một bộ ứng dụng sẵn sàng sử dụng, khả năng tăng dần chức năng. Bạn có thể bắt đầu sử dụng quản lý tài liệu điện tử một cách nhanh chóng và không tốn kém, cải thiện nó đến mức mong muốn. Thời gian thực hiện phụ thuộc vào độ phức tạp, yêu cầu tối ưu hóa, số lượng cải tiến và tùy chỉnh của giải pháp, số lượng người dùng. Nếu bạn phải tích hợp nhiều hệ thống và chuyển hàng chục ngàn người dùng sang sử dụng EDMS, thì 2-3 năm được coi là khá bình thường. Một doanh nghiệp cỡ trung bình nhận được một hệ thống hoạt động trong trung bình sáu tháng.


Xem video: Bệnh án điện tử - EMR Quy trình ký số (Tháng BảY 2022).


Bình luận:

  1. Tlazopilli

    I can recommend to come on a site on which there are many articles on this question.

  2. Vonos

    Vâng, tôi hiểu.

  3. Mbizi

    I am finite, I apologize, but in my opinion it is evident.

  4. Georg

    Một câu hỏi hay

  5. Ferisar

    This magnificent idea, by the way, just falls



Viết một tin nhắn